Blog di Felter Roberto

E’ iniziato il 2012 e si è placato tutto il movimento di fine anno legato all’obbligo di comunicazione al registro delle Imprese della propria PEC.

Le ultime osservazioni le avevo fatte sulla lettera di chiarimenti del Ministero dello Sviluppo e in essa apparivano alcune novità.

A seguito di quella comunicazione e, come sempre, all’ultimo minuto rispetto alle scadenze in corso, le Camere di Commercio hanno rilasciato a loro volta una comunicazione con alcune avvertenze che, pur non sconfessando quanto detto dal Ministero, mettono in chiaro che la PEC non può essere presa molto alla leggera.

Posso purtroppo approfondire la cosa solo adesso ma ritengo comunque opportuno farlo.

Questa è la comunicazione della Camera di Commercio di Brescia e ora riporto alcuni pezzi seguiti da un mio commento:

Responsabilità.
Il legale rappresentante è responsabile della veridicità, validità e correttezza dell’indirizzo p.e.c. e  risponderà per eventuali e successivi danni conseguenti all’indicazione di una casella di p.e.c. che non sia riconducibile legalmente alla società, o sia scaduta o non funzionante

La Camera di Commercio e il registro delle imprese hanno accettato le PEC che avete comunicato ma questo non significa che, per il fatto che la comunicazione sia andata a buon fine, vada tutto bene. E’ il legale rappresentante che deve preoccuparsi che sia tutto a norma.
L’operazione più banale e solitamente la più dimenticata?

RINNOVARE LA PEC PRIMA DELLA SCADENZA

Indicazione di casella p.e.c. appartenente a soggetto diverso dalla società.
Giuridicamente è ipotizzabile la possibilità di comunicare la casella p.e.c. di un soggetto terzo (ad esempio, professionista). Tale circostanza, peraltro, presuppone l’esistenza di un contratto di domiciliazione e/o delega tra
la società e il terzo che preveda la domiciliazione della prima presso il secondo. Ovviamente il terzo resta responsabile di ogni conseguenza dannosa in capo alla società se la casella p.e.c. non viene correttamente presidiata.
In assenza di contratto di domiciliazione per il terzo potrebbe, inoltre, configurarsi il reato di violazione, sottrazione e soppressione di corrispondenza ai sensi dell’art. 616 c.p..

Il Ministero dello Sviluppo, nella sua comunicazione, aveva affermato che era possibile dichiarare al Registro delle Imprese la PEC di un soggetto terzo, come il proprio commercialista. La Camera di Commercio chiarisce che è possibile farlo, ma deve esserci tra le parti un contratto di domiciliazione, essendo la PEC a tutti gli effetti il domicilio informatico della azienda. Inoltre chiarisce che ci sono molte responsabilità a carico del soggetto terzo nel caso faccia da domicilio informatico.
Se voi avete comunicato la PEC del vostro commercialista e non siete a posto con tutto questo, ascoltate me, comunicate una nuova PEC intestata a voi. E’ meglio.

Indirizzo p.e.c. in ComUnica.
Per una singola istanza diretta al registro delle imprese trasmessa con ComUnica viceversa è sempre possibile sia indicare la p.e.c. propria della società sia optare per la domiciliazione della stessa presso la p.e.c. dello studio
professionale che assiste l’impresa nella medesima. Ciò è possibile poiché si tratta di una domiciliazione speciale, limitata a una singola istanza e al solo fine di ricevere gli esiti della stessa; in questo caso si avrà cura di indicare la circostanza al punto 5 (“domicilio elettronico – posta elettronica certificata – dell’impresa dove notificare le ricevute previste”) della copertina ComUnica.
La p.e.c. indicata ai soli fini di una singola istanza non viene, ovviamente, iscritta nel registro delle imprese quale p.e.c. della società.

Questo è un aspetto che era sorto più volte in passato: per richiedere una nuova partita Iva devo comunicare la PEC e per attivare una PEC ho bisogno della Partita Iva. Come faccio?

Qui la Camera di Commercio chiarisce che, nella procedura “ComUnica” è possibile mettere la PEC del commercialista, che sarà valida esclusivamente per ricevere le comunicazioni relative all’esito dell’operazione e comunicare la PEC da registrare in un secondo momento.

Casella p.e.c. del cittadino.
La casella p.e.c. "…@postacertificata.gov.it", è stata introdotta con l’articolo 16 bis, comma 5, della legge 28 gennaio 2009, n. 2, con la finalità di attribuire senza oneri una casella di p.e.c. ai cittadini che ne facciano richiesta, destinata esclusivamente alle comunicazioni tra pubblica amministrazione e cittadino (non impresa) Proprio perché la stessa è riservata al cittadino in quanto tale non è possibile indicare la medesima quale p.e.c. di società

Come ho detto e ripetuto più volte in questo blog, la CEC-PAC ossia la Posta Elettronica Certificata gratuita per il Cittadino non è adatta per essere comunicata al Registro delle Imprese.

In conclusione, se siete legali rappresentanti di una società dedicate altri cinque minuti a valutare la vostra situazione riguardo il deposito della propria PEC al Registro delle Imprese.
Dovrebbe essere già tutto a posto ma non si sa mai.

Il Ministero dello Sviluppo Economico, a meno di 30 giorni dalla scadenza prevista dalla Legge per l’adozione della PEC, il Dl 185/2008 (articolo 16, comma 6) si decide finalmente ad emettere una circolare chiarificatrice( la 3645/c del 3.11.11) su alcuni aspetti ancora oscuri della normativa.

La circolare non è ancora disponibile in rete (strano vero?)  ma vedo di riportare alcune informazioni.

Quali sono effettivamente le società obbligate a comunicare la PEC

- Tutte le società di capitali ( S.p.A, S.r.l, ecc.)

- Le società di persone, quindi non la ditta individuale ( s.n.c., s.a.s., società semplici)

- Le società estere con sede secondaria in Italia

- Le società cooperative

- Le società in liquidazione

Sanzioni

Nonostante nel Dl non se ne parli, è chiaro che le leggi vanno rispettate e infatti la sanzione fa riferimento all’art.2630 del codice civile:

Chiunque, essendovi tenuto per legge a causa delle funzioni rivestite in una società o in un consorzio, omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o depositi presso il registro delle imprese è punito con la sanzione amministrativa pecuniaria da 206 euro a 2.065 euro.

Lo statuto delle imprese appena approvato in via definitiva alla Camera prevede delle riduzioni, ma si dovrebbe rischiare comunque più di 400€ di sanzione ad amministratore.

Quale mail PEC dichiarare al registro delle imprese per rispettare la norma

Un grosso dubbio spesso presente era “chi deve essere il proprietario della PEC che dichiaro? la posso usare per due ditte?”

La circolare chiarisce che nella comunicazione è possibile indicare l’indirizzo di posta elettronica certificata di uno studio professionale che assista l’impresa negli adempimenti burocratici ovvero di un’altra società cui l’impresa obbligata all’adempimento sia giuridicamente o economicamente collegata.

In pratica si può comunicare la mail PEC del proprio commercialista o dello studio di consulenza oppure usare la PEC della società madre per tutte le società collegate.

In effetti al Ministero non interessa di chi sia la PEC, l’importante è che l’impresa vi dichiari lì il domicilio informatico, poi sono problemi suoi accedervi a gestirne le comunicazioni.

Tenete infatti presente che il fatto che sia possibile non vuol dire che sia sempre “opportuno”

Come comunicare la mail pec al registro delle Imprese

La comunicazione al Registro delle Imprese deve essere presentata dal legale rappresentante dell’Impresa e non sono previsti oneri in diritti, bolli e tariffe.

Per cui se vi chiedono soldi per depositare la mail, sappiate che sono soldi che vanno a chi fa il lavoro, non al registro delle imprese o alla camera di Commercio.

Il registro delle Imprese ha previsto persino una procedura semplificata online per comunicare il proprio indirizzo PEC, basta essere in possesso di un dispositivo di firma digitale. Per cui potete farlo voi direttamente.

In effetti lo hanno un po’ “nascosto”, non trovo link diretti dalla Home, ma non si può pretendere troppo vero?

Questa notte nella server farm di Aruba hanno preso fuoco le batterie di alcuni UPS e le procedure di sicurezza hanno tolto la corrente al data center, spegnendo di fatto tutti i server.

Aruba ha attivato un account twitter come canale informativo per i propri clienti ( se lo avesse fatto prima probabilmente i clienti informati del problema sarebbero stati molti di più)

http://twitter.com/#!/Arubait

Le operazioni di ripristino sono ancora in corso e non sono state comunicate previsioni in merito.

Da una prima verifica effettuata, sembra che anche i server per gestire la Posta elettronica Certificata siano stati spenti o almeno non risultano raggiungibili dalle 4:35 di questa mattina.

Le strutture fisiche di un certificatore PEC sono stabilite dalla legge. Vediamo se sono solide come dovrebbero essere. Un down può esserci, ma la salvaguardia dei dati deve essere garantita.

Se Aruba è considerata un servizio economico per l’hosting web e quindi può essere intuibile un qualche risparmio, per quanto riguarda i servizi di certificazione di posta elettronica certificata non esiste il concetto di “servizio economico” in quanto il servizio erogato deve essere nel rispetto della normativa.

Se avrete qualche problema scrivetelo pure nei commenti.

Nei giorni 20-21-22 ottobre sono stato allo SMAU a parlare di Guidapec, la guida online sulla posta elettronica certificata con la quale collaboro.

Ero ospite presso lo stand di Servizi Internet, che ha sui suoi server la guida e di Regdom che ci gestisce gratuitamente il dominio, a cui va il mio grazie per la disponibilità.

Sono stati tre giorni impegnativi, durante i quali ho incontrato molte persone interessate alla PEC e sono stato messo più volte alla prova con quesiti interessanti.

Ho incontrato anche personaggi che vivono la rete come me, ma che fisicamente non avevo mai incrociato e altri che ho rivisto volentieri.

Mi sono reso conto che la PEC inizia ad interessare, almeno a livello informativo e ho notato la presenza interessata di diversi incaricati di Pubbliche amministrazioni che erano proprio in cerca di informazioni sull’argomento.

Durante i tre giorni ho fatto un piccolo sondaggio sull’argomento PEC e, come immaginavo, molti conoscono la PEC, ma spesso non sanno bene come funzioni.

Pochissimi poi conoscono il termine CEC-PAC (se tu sei fra questi è il momento buono per andare su guidapec e scoprirlo) e le sue limitazioni.

Queste giornate mi hanno dato un ulteriore stimolo a continuare su quest’argomento.

Per farvi capire l’atmosfera eccovi un breve video:

Alla prossima e, se avete domande sulla PEC, chiedete pure.

Se avete già avuto a che fare con la Posta Elettronica Certificata e avete cercato in internet le risposte alle vostre domande probabilmente avete già conosciuto GUIDAPEC.

E’ una guida in cui vengono riportate le risposte alle domande più frequenti sull’argomento PEC.

Per fare questo ci sono persone che monitorano la rete e un bacino di utenti PEC attivi per trovare quali sono gli argomenti da chiarire e vedono di aggiornare la guida.

Tra i collaboratori di questo sito ci sono anche io.

Per dare maggior visibilità all’iniziativa saremo presenti anche a Milano allo SMAU 2010, presso il Pad. 3 Stand i73 zona Marketing digitale & E.Commerce.

Se siete già in zona o vi va di passare, sarò felice di fare quattro chiacchiere con voi e rispondere ad aventuali vostri dubbi sulla PEC.
Però tranquilli, non è per forza necessario parlare di PEC.

Se avete bisogno di un invito: chiedi il tuo codice invito a SMAU 2010

Sembra una risposta banale, dato che è dal 1° gennaio 2006 (articolo 4 del DPR 11 febbraio 2005, n. 68) che la legge equipara la PEC alla raccomandata con ricevuta di ritorno ma, come spesso succede in Italia, c’è bisogno di ribadire l’ovvio.

E’ di qualche giorno fa la vicenda di un agrotecnico che ha chiesto di poter iscriversi all’esame di stato tramite la PEC e non ha potuto farlo.

Questa situazione, nata da una risposta proveniente non da un semplice ufficio ma dal Ministero della Pubblica Istruzione, ha spinto l’altro Ministero coinvolto, quello dell’Innovazione con a capo il Ministro Brunetta, a scrivere una circolare che ribadisca, appunto, l’ovvio.

Procedure concorsuali ed informatizzazione. Modalità di presentazione della domanda di ammissione ai concorsi pubblici indetti dalle amministrazioni. Chiarimenti e criteri interpretativi sull’utilizzo della PEC.

Al di là della ennesima ripetizione di leggi e regolamenti datati 1994, 2000, 2005, quindi cose che dovrebbero essere ormai assimilate, c’è una affermazione in questa circolare che voglio evidenziare:

Sottoscrizione della domanda. Come ogni manifestazione di volontà espressa con atto scritto, la domanda di partecipazione ad un concorso richiede la sottoscrizione da parte dell’istante quale elemento che dà certezza giuridica, segnale di impegno rispetto alla richiesta presentata ed ai suoi contenuti, risposta all’esigenza di individuare l’autore della stessa. L’articolo 65 del d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale) disciplina la validità delle istanze e delle dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica, stabilendo che esse sono valide: a) se sottoscritte mediante la firma digitale; b) ovvero, quando l’autore è identificato dal sistema informatico con l’uso della carta d’identità elettronica o della carta nazionale dei servizi; c) ovvero quando l’autore è identificato dal sistema informatico con i diversi strumenti previsti dalla normativa vigente (nel limite temporale di vigenza previsto per detta modalità di identificazione); c-bis) ovvero quando l’autore è identificato dal sistema informatico attraverso le credenziali di accesso relative all’utenza personale di posta elettronica certificata di cui all’articolo 16-bis del d.l. n. 185 del 2008, convertito dalla legge n. 2 del 2009. Le istanze e le dichiarazioni inviate o compilate sul sito secondo le modalità di cui alle lettere sopra elencate sono equivalenti alle istanze e alle dichiarazioni sottoscritte con firma autografa apposta in presenza del dipendente addetto al procedimento. Nel rispetto di quanto previsto dall’articolo 4 del DPR 487/1994, pertanto, l’inoltro tramite posta certificata di cui all’art. 16-bis del d.l. 185/2008 (vedi sopra lettera c-bis) è già sufficiente a rendere valida l’istanza, a considerare identificato l’autore di essa, a ritenere la stessa regolarmente sottoscritta. Non si rinviene in alcun modo nella normativa vigente in tema di concorsi la necessità di una presentazione dell’istanza con le modalità qualificate di cui alle lettere a), b) e c) sopra richiamate, fermo restando che qualora utilizzate dal candidato sono senz’altro da considerare valide da parte dell’amministrazione.

Per la Pubblica Amministrazione Una PEC è considerata firmata dall’intestatario dell’indirizzo PEC da cui è spedita.

E’ già un passo avanti, ora aspettiamo di capire come verranno considerate le mail ricevute da un indirizzo PEC aziendale, assegnato ad un dipendente, da un indirizzo PEC contenente un documento firmato digitalmente da un’altra persona e da tutte le altre combinazioni possibili.